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16 abril 2017 jdricoma

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA ORGANIZAR TU EVENTO DE EMPRESA

Te ayudamos a trazar una hoja de ruta.

Compartimos con vosotros algunos aspectos que creemos serán de gran utilidad si te toca organizar un evento en tu empresa.

  1. Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, cuenta con un profesional cualificado.
  2. Hay que tener en cuenta el objetivo de la convocatoria.

Esta premisa nos dará la pista para saber qué tipo de evento organizar. No es lo mismo organizar una junta de accionistas que un encuentro de networking o unas jornadas de formación. Así , las necesidades logísticas, la duración,  el grado de formalidad del mismo marcarán cuál será el escenario de nuestro evento.

  1. Debemos tener en cuenta El perfil de los asistentes al acto.

Conocer a nuestro público nos permitirá  adaptar nuestro mensaje y así  impactar en el mismo de una forma efectiva. Contar con las necesidades y expectativas de nuestros asistentes condicionará qué tipo de convocatoria vamos a proyectar. Nuestro cometido es propiciar una experiencia agradable y positiva.

  1. Necesitamos comenzar la planificación conociendo el número de invitados y ponentes.

Saber cuántas personas estarán en el evento ayudará  a establecer un presupuesto o adaptar el mismo, si ya se cuenta con uno cerrado, para abordar las necesidades de contratación de personal y buscar el escenario adecuado que pueda albergar el acto.

5. Retorno de la Inversión.

La empresa demandará unas metas medibles y cuantificables; es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generación de contactos, etc. Por lo que se aconseja contar con una organización profesional que se encargue de la monitorización del acto y que nos garantice material para una posterior evaluación del mismo.

6. La planificación.

El éxito de tu evento  dependerá en gran medida de una buena programación. Debemos contar con plazos realistas y tener en cuenta que para un evento de gran envergadura donde asistirán profesionales como ponentes y un target internacional, por lo general necesitamos un año.

7. Alojamientos cercanos  y parkings en el lugar  de la convocatoria.

En las grandes ciudades el estacionamiento puede suponer un problema. La elección de un lugar de eventos con un aparcamiento adjunto supondrá un aspecto positivo para los asistentes al acto.

Lo mismo si el alojamiento se encuentra cerca al centro  de reuniones o feria. La facilidad de  desplazamiento resultará un punto positivo  en la evaluación final del acto. Por tanto, debemos propiciar un contexto fluido con respecto todos los elementos que giran entorno a la convocatoria de nuestra acto para que la experiencia de nuestro público sea cómoda y  satisfactoria.

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